Rapprochement bancaire
Comment gagner du temps ?
Le rapprochement bancaire est un outil de contrôle extrêmement efficace, qui vous permet de vérifier l’état de vos liquidités régulièrement. C’est un process fastidieux dont vous ne pouvez pas vous passer si vous souhaitez conserver une vision globale et, surtout, réelle de votre trésorerie. Découvrez comment gagner du temps sur votre rapprochement bancaire.
Automatisez votre rapprochement bancaire
Peu importe votre taille et votre secteur d’activité, effectuer un rapprochement bancaire est une nécessité si vous voulez contrôler vos opérations financières et connaître l’état de vos liquidités. Pour rappel, le rapprochement bancaire est un outil qui vous sert à vérifier la concordance entre les écritures comptables inscrites dans votre livre des comptes et les mouvements bancaires inscrits sur vos relevés bancaires puisque chaque écriture comptable n’a qu’une seule écriture bancaire correspondante. En théorie, le solde de votre relevé bancaire doit être égal à celui inscrit dans le livre des comptes de votre entreprise. Mais en pratique, cela est très rarement le cas. Ainsi, cet outil vous permet de justifier vos écarts de trésorerie, liés à un chèque non encaissé par exemple.
Pour effectuer votre rapprochement bancaire correctement, vous avez besoin de plusieurs documents : les relevés bancaires de la période que vous souhaitez traiter, ainsi que les extraits de votre livre des comptes correspondants à cette même période et le dernier état de votre rapprochement bancaire. Ces processus de récupération peuvent rapidement vous prendre du temps.
Grâce à une solution de rapprochement bancaire, certains documents seront automatiquement récupérés, comme les relevés bancaires et les relevés de cartes bancaires par exemple. De plus, vous bénéficierez d’une traçabilité et d’une historisation de toutes vos actions. Ainsi, il vous sera plus facile de récupérer vos anciens états de rapprochement bancaire pour effectuer votre nouvelle réconciliation. Consultables à tout moment, vous pourrez savoir quel utilisateur a fait quelle action et quand : le travail collaboratif est alors facilité et le gain de temps réel. Vous n’aurez plus besoin d’informer vos collaborateurs de l’avancement du rapprochement bancaire : tout est inscrit et gardé en mémoire dans notre solution de rapprochement bancaire.
Diminuez votre temps de rapprochement
Avec une solution de rapprochement bancaire, votre temps de réconciliation est considérablement réduit. En effet, le logiciel automatise ce processus et vous permet de rapprocher jusqu’à 90% de vos écritures comptables et bancaires. Ainsi, il vous reste très peu d’écritures à rapprocher manuellement. Selon les règles de rapprochement que vous avez définies en amont, le logiciel peut vous donner des propositions que vous validez ou refusez : c’est à vous de vérifier l’exactitude et la concordance des lignes.
En plus de gagner du temps, vous gagnez en productivité puisqu’en automatisant le processus de rapprochement bancaire, votre travail est facilité et vous pouvez vous concentrez sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, comme l’analyse et le reporting par exemple. Votre service financier peut ainsi prendre les décisions qui incombent à votre activité, selon les liquidités disponibles : relancer vos clients, suivre les impayés, gérer votre budget prévisionnel, investir dans de nouveaux matériaux…
De plus, grâce à notre solution de rapprochement bancaire, vous serez capable d’annoter les suspens comptables et bancaires. Éditables, modifiables et imprimables à tout moment, ces informations vous permettent de connaître la raison de ces suspens et d’anticiper les écarts de trésorerie plus aisément. Cela contribue également au bon suivi de votre trésorerie, un élément indispensable dans toute entreprise.
Réduisez le risque d’erreurs lié au rapprochement bancaire
Lorsque votre activité se développe, que les commandes se multiplient et que les flux financiers sont de plus en plus nombreux, tout gérer dans un tableau Excel devient très vite compliqué et le risque d’erreurs augmente. Vous perdez alors du temps à vérifier plusieurs fois que le rapprochement effectué est exact. C’est pourquoi opter pour une solution de rapprochement bancaire vous permettra de gagner du temps, et de l’argent, en gérant de fortes volumétries, quel que soit votre secteur d’activité.
Utiliser un logiciel de rapprochement bancaire vous permet aussi de réduire considérablement le risque d’erreurs. En effet, selon la volumétrie d’écritures que génère votre entreprise, les erreurs possibles peuvent être nombreuses et de nature très différentes :
- Erreur de saisie. Vous avez pu saisir un même montant deux fois ou vous tromper de colonne en inscrivant le montant en débit au lieu de crédit, ou inversement.
- Erreur de montant. Vous avez pu décaler une virgule, inverser deux chiffres ou encore ajouter un centime à un montant par exemple.
- Erreur liée à une omission. Vous avez pu oublier des frais bancaires, des agios, des commissions sur vos mouvements bancaires ou sur un virement à l’étranger…
- Erreur liée à un décalage de date. La date de l’enregistrement comptable et celle du mouvement bancaire sur votre compte peuvent ne pas être les mêmes, ce qui peut entraîner une erreur de rapprochement. Les chèques ou remises de chèque, par exemple, connaissent souvent un décalage de date.
Une solution de rapprochement bancaire optimisera ainsi le process de rapprochement bancaire en l’automatisant selon des règles de rapprochement définies en amont, de la plus simple à la plus complexe, et en diminuant le risque d’erreurs. Grâce à cela, vous serez en capacité d’effectuer vos réconciliations régulièrement et correctement afin de suivre au plus près l’évolution de vos liquidités disponibles.