Automatiser la finance : une nécessité absolue
Si les usages digitaux en constante évolution focalisent l’attention de nombreux entrepreneurs, il nous semble important de rappeler qu’en parallèle de la modernisation de ses outils
technologiques, l’entreprise doit continuer à améliorer les processus au cœur des métiers mêmes de la finance.
Les données transitant par les systèmes modernes permettent en effet d’accélérer et d’améliorer les opérations financières de base de l’entreprise. Mais en adoptant l’automatisation de certaines parmi les tâches les plus chronophages de son département comptable, l’entreprise offre par ailleurs aux professionnels de la finance une occasion unique de redéfinir, voire de réinventer, leur métier.
Le rôle du comptable, du contrôleur de gestion, du trésorier et du DAF lui-même dépasse en effet de loin le cadre de l’administration financière au sens strict du terme. Le collaborateur financier, quel que soit son grade, se positionne aujourd’hui comme un maillon important de la hiérarchie d’entreprise, capable de réfléchir sur son métier et sur son évolution.
En s’appuyant sur les nouveaux outils orientés performance qui sont mis à sa disposition, le collaborateur remonte sans cesse de l’information dynamique, sécurisée et contrôlée. Les données dont il dispose peuvent servir de manière transverse à divers départements et divers échelons de l’organisation. Intégrées automatiquement elles aussi à des systèmes ouverts et collaboratifs, ces données permettent de mettre en place des actions ponctuelles ou des schémas prédictifs à forte valeur stratégique.
LE DAF DIGITAL
Spécialiste de la finance, manager rigoureux jonglant avec des concepts associant comptabilité générale, micro et macro-économie, connaissances réglementaires, fiscales et légales, le DAF subit de plein fouet la révolution induite par les technologies. Au sein d’entreprises de tailles modestes, il n’a parfois d’autre choix que de se pencher lui-même sur les offres de logiciels et services proposées par les éditeurs et les ESN afin de transformer son service en profondeur.
Sans aller jusqu’à dire qu’il doit désormais se muer en DSI, il est sans aucun doute devenu l’un des vecteurs principaux du changement, de l’amélioration des conditions de travail de son département et de la transformation de ce dernier de centre de coût en centre à forte valeur ajoutée.
La crise sanitaire ayant contraint de nombreuses entreprises à adopter le télétravail, la nécessité d’accélérer la digitalisation des métiers financiers est apparue, pour le DAF, comme une urgence absolue. En effet, la continuité des opérations d’administration financière, au-delà de son aspect obligatoire et réglementé, constitue pour l’entreprise une manière de contrôler l’ensemble de ses activités qui, rappelons-le, reposent sur une gestion rigoureuse de ses flux financiers et, au final, de sa trésorerie.
L’automatisation des processus associés aux tâches des collaborateurs financiers dont il a la responsabilité fait partie des priorités que doit identifier au plus vite le DAF pour garder ce contrôle. Certaines tâches répétitives, chronophages et, osons le dire, abrutissantes, sont en effet très facilement prises en charge par des outils performants, sécurisés et faciles à déployer. Les automatiser permet de libérer les collaborateurs dédiés à ces tâches et de leur offrir un nouveau confort de travail, à distance, accompagné de réelles perspectives d’évolution.
Mais l’appétence du DAF moderne envers les nouvelles technologies ne doit pour autant pas se limiter à l’administration financière. Des outils plus sophistiqués sont également disponibles sur le marché pour renforcer davantage l’excellence opérationnelle de son département. Des solutions permettant à ses équipes de mieux gérer la communication bancaire, les relances clients et fournisseurs, de bénéficier en temps réel d’une situation précise de la trésorerie … bref, d’alerter la direction générale sur les opportunités mais aussi les risques auxquels l’entreprise fait face au regard de sa situation financière.
Ainsi le DAF, au-delà de sa responsabilité associée à ses compétences en matière financière, est aujourd’hui le garant de la transformation de son département et, par extension, de celle de l’ensemble de son organisation. À partir d’une veille technologique minutieuse, il doit au plus vite intégrer l’idée qu’un système financier dédié, intégrant les nouvelles tendances technologiques tout en sécurisant les fonctions de gestion financière primordiales de son entreprise, lui permettra de donner une nouvelle dimension à son rôle, d’aborder son métier via un nouveau prisme.
Les solutions d’automatisation qu’il lui faut impérativement adopter sont d’une part à même d’améliorer le quotidien des collaborateurs. D’autre part, la mise en place de solutions générant des rapports, des tableaux de bords et d’analyses… renforcera sa propre position au sein de l’entreprise. Sa vision stratégique, en phase avec celle de l’organisation dans son ensemble, et mieux que jamais documentée, augmentera enfin sa crédibilité.
DE NOUVEAUX MÉTIERS
La digitalisation des processus financiers et leur automatisation transforme le quotidien des équipes de manière parfois brutale. Si personne ne se plaindra de ne plus avoir à entrer manuellement des écritures comptables, ou à parcourir des extraits de compte à la loupe pour effectuer des rapprochements, la disparition de ces tâches manuelles contraint cependant l’entreprise à restructurer ses équipes en fonction de nouvelles compétences.
Le mot clé à tous les étages de l’entreprise étant la performance, celle des équipes comptables est désormais mesurée à partir de nouveaux paradigmes. La maîtrise des outils mis à disposition ne se limite en effet pas à son utilisation pure et simple, elle touche un cadre à valeur forte, à savoir le contrôle et l’analyse des données.
Les PME et ETI ne disposent certes pas toutes des moyens d’embaucher ou de former des “data analyst” comme on en trouve au sein de grands groupes. Cela dit, la mise en place d’une structure de gestion rationnelle et améliorée des opérations comptables et financières est quasiment normalisée.
Les outils mis à disposition des équipes marquent d’ailleurs une différence fondamentale au niveau du recrutement de nouveaux collaborateurs, problématique partagée par de nombreux départements d’entreprise. Ceux-ci sont nettement plus motivés à l’idée d’intégrer une organisation leur permettant d’exercer leur métier à partir d’une expertise personnelle relayée voire améliorée par les capacités des technologies modernes.
La valorisation du collaborateur se trouve au cœur des enjeux des entreprises. L’automatisation des tâches à faible valeur ajoutée libère du temps, réduit les erreurs humaines et offre des perspectives de développement personnel prometteuses. Le confort du collaborateur, qui peut travailler à distance grâce aux options d’accessibilité 24/7 de n’importe quel emplacement, est également un élément clé, à une époque où le télétravail s’est normalisé, s’est même parfois transformé en revendication
ENJEU RÉGLEMENTAIRE : LA DÉMATÉRIALISATION DES FACTURES
Obligation légale largement commentée, la dématérialisation des factures participe à la digitalisation des échanges afin de réduire l’empreinte carbone des entreprises mais aussi dans le but de faciliter le travail des autorités en matière fiscale grâce à un traçage des opérations strictement encadré. Les échéances pour la mise en place des systèmes d’émission de factures conformes à cette nouvelle réglementation varient en fonction de la taille de l’entreprise :
L’ENJEU RSE
Notre époque est toute vouée à la diminution de l’empreinte carbone des citoyens et des entreprises. De nombreux efforts sont faits dans cette perspective et les obligations légales en matière de dématérialisation des factures notamment – sur laquelle nous reviendrons plus loin – participent à une série d’initiatives efficaces regroupées sous le sigle RSE : Responsabilité Sociétale des Entreprises.
L’automatisation des processus participe elle aussi grandement à réduire la production de papier et les tâches chronophages qui en génèrent d’énormes quantités. En effet, les informations à caractères financiers transitent désormais par des systèmes dédiés. Leurs échanges s’opèrent via de nombreux canaux digitaux sécurisés et aux accès contrôlés qui ne nécessitent plus d’impression papier mais de l’indexation et du stockage.
On ne traite ainsi plus tant avec des documents physiques qu’avec des données qui, intégrées dans un parcours automatisé de traitement, peuvent être transformées pour être ensuite visualisées (sous forme de fichier pdf, txt ou autres) ou simplement intégrées dans des processus métiers successifs.
Outre les avantages liés à la rapidité des échanges, cette automatisation des processus financiers permet une traçabilité des transactions et des documents ainsi qu’un reporting d’indicateurs RSE qui sont désormais obligatoires. Chaque département de l’entreprise doit en effet prouver son implication dans la réduction des empreintes carbones et le DAF et ses équipes ne font pas exception à la règle.
Automatiser la plupart des processus financiers, générer des tableaux de bord, d’analyse, de mise en place de plans et de suivi d’actions permet à l’entreprise, à partir de son département financier, de s’inscrire dans une démarche durable en adéquation avec les attentes sociétales et environnementales.
1er juillet 2024 pour les grandes entreprises, 1er janvier 2025 pour les ETI et 1er janvier 2026 pour les TPE-PME.
S’il n’apparaît pas directement que ce changement des usages présente des avantages – surtout pour les chefs d’entreprises modestes qui se voient contraints d’investir dans de nouveaux outils – pour les départements financiers des organisations, il s’agira à terme d’une véritable aubaine afin d’augmenter la performance des équipes.
La limitation des échanges de documents papiers accélère en effet les opérations comptables et facilite le credit management et donc, comme nous l’avons déjà exposé, le travail stratégique du trésorier et celui de pilotage du DAF.
Cela dit, au-delà des obligations légales, la dématérialisation remet en question de manière profonde les modes de fonctionnement de l’entreprise dans son ensemble. Raison pour laquelle sa mise en place ne doit idéalement pas se faire de manière isolée. Au contraire, elle doit être intégrée à une réflexion, un projet d’entreprise à l’ambition plus marquée.
Il faut pour cela bien se faire accompagner par un expert technologique ET métier. Identifier des enjeux stratégiques, associer l’ensemble des départements et comprendre et intégrer la technologie qui accompagne le changement.
Par exemple, appréhender le nouveau format de fichier Factur-X (cumulant PDF et XML) qui sera commun à toutes les factures dématérialisées et reconnu par l’ensemble des systèmes de gestion financières.
Ou encore, en attendant la date butoir pour l’adoption de ce format, gérer l’obligation de Piste d’Audit Fiable (PAF) qui garantit l’origine authentique, l’intégrité et la lisibilité des factures simples (PDF ou papier) qui transitent encore par les systèmes non conformes aux futures réglementations.
ENJEU INNOVATION : BONNES PRATIQUES ET ALGORITHMES
Aucun processus financier d’entreprise ne peut aujourd’hui être traité de manière isolée. La chaîne d’interactions que les systèmes modernes permettent de rationaliser pour atteindre une forme d’excellence opérationnelle au niveau de la gestion financière nécessite cependant un support technologique avancé.
Or l’un des freins à la mise en place de tels systèmes, pour les entreprises de taille moyenne, réside dans la complexité prétendue des solutions, leur coût d’acquisition, de maintenance, d’adoption et de mise à jour.
Et s’il est vrai que certaines notions peuvent intimider les chefs d’entreprises parmi les plus audacieux voire leurs DSI pourtant toujours avides de challenges, la délimitation du champ des capacités et des besoins de l’entreprise permet d’éviter la complexification des systèmes, leur perte de contrôle et la mise en danger de la stabilité de l’entreprise.
On parle de plus en plus souvent d’Intelligence Artificielle, de Machine Learning (apprentissage machine), de Deep Learning etc… Ces concepts et les technologies qui les accompagnent ne sont plus aujourd’hui des vues de l’esprit, cloîtrés dans un cadre strictement expérimental. Ils sont de plus en plus développés et intégrés à des pratiques d’entreprises avancées mais, soyons honnêtes et rationnels, leurs usages ne s’appliquent pas à toutes les typologies d’entreprises.
L’automatisation des processus financiers est, par contre, selon nous, une nécessité absolue. Elle présente l’avantage non négligeable d’être à portée de toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, quels que soient les moyens humains et financiers dont elles disposent. Elle ne vient en rien perturber le travail ou la performance des équipes, au contraire, elle l’améliore considérablement en réduisant les tâches à faible valeur ajoutée.
D’autant que cette automatisation est basée sur les meilleures pratiques des métiers, elle n’est pas “inventée” de manière artificielle. Elle est d’ailleurs supportée par des technologies assez simples, à partir d’algorithmes développés par des experts rompus aux pratiques d’ingénierie informatique orientée finance.
Pour rappel, un algorithme est une “suite finie et non ambiguë d’instructions et d’opérations permettant de résoudre une classe de problèmes”. Cette définition devrait suffire à rassurer l’entreprise désireuse de garder le maximum de contrôle sur ces process.