Automatisation des finances : quatre domaines
d'application concrets
Comme nous sommes nombreux à l’avoir constaté, les métiers de la finance se sont multipliés, diversifiés et font désormais appel à des expertises inédites notamment au niveau de la maîtrise des outils technologiques.
Cela dit, l’expertise métier demeure l’élément le plus important à prendre en compte pour les recruteurs qui souhaitent toujours capitaliser sur l’humain tout en valorisant leurs investissements technologiques.
Nous allons nous pencher sur 4 cas d’applications concrètes de l’automatisation de processus métiers associés à la finance qui améliorent le quotidien des utilisateurs, renforcent les capacités des équipes en termes de collaboration et de visibilité et positionnent le DAF comme vecteur de changement stratégique de l’entreprise.
LA COMMUNICATION BANCAIRE
Les échanges de données dans le cadre de transactions financières sont, par nature, considérés comme sensibles. Le vol de ces données, leur détournement, leur modification volontaire par un tiers ou leur intégration ingénue par un collaborateur imprudent ou manipulé peut avoir des conséquences désastreuses pour l’entreprise.
Nous ne nous focaliserons pas ici sur la nécessité de mettre en place une politique de sécurité renforcée des systèmes d’informations de l’entreprise qui relève du domaine de la stratégie globale de cette dernière. Nous allons plutôt mettre en évidence les avantages offerts par l’automatisation des processus liés à la communication bancaire.
Car avec la multiplication des protocoles de communication (EBICS et SWIFT en tête), des obligations en matière de contrôle et de certification, la diversification des formats de fichiers… La communication bancaire peut souffrir de complexité et de lenteur. Surtout lorsque la plupart des opérations sont encore effectuées de manière manuelle.
Une plateforme centralisée et sécurisée d’émission et de réception de paiements en France et à l’International, renforcée par des options d’automatisation des contrôles à diverses étapes des transactions offre alors de meilleures garanties d’efficacité et de performance.
Les collaborateurs, aidés par des outils dédiés, peuvent se concentrer sur les exceptions mises en évidence par le système qui les alerte sur des informations incomplètes, erronées ou tout simplement manquantes. Cela est particulièrement apprécié par les entreprises dont la volumétrie des échanges est en forte croissance. Et plus encore lorsque l’entreprise doit jongler avec un nombre croissant d’organismes bancaires aux normes parfois diamétralement opposées.
Ces mêmes collaborateurs peuvent ainsi gérer l’ensemble de leurs activités de contrôle avec moins de stress et davantage de valeur ajoutée. Ils peuvent par exemple établir des rapports personnalisés qui serviront à l’ensemble du département financier, du credit collector au trésorier ou, au bout de la chaîne, au DAF qui disposera ainsi de données fiables en temps réel à intégrer dans la stratégie globale de l’entreprise.
“Récupérer et centraliser de manière automatique l’information au niveau comptable nous a ouvert de nouvelles perspectives. Nous avons en effet appliqué la même logique au niveau de la réception des relevés de comptes et des émissions de flux de paiement avec des résultats plus que probants.” NEOEN
LE LETTRAGE
Les sources et les flux de données se diversifient à mesure que l’entreprise enregistre une croissance de ses activités, en France ou à l’international. Une croissance dont la conséquence logique est une augmentation sensible du nombre de ses clients, de ses partenaires et donc de ses transactions.
Ces données hétérogènes, issues de différents systèmes informatiques, sont variées tant dans leur typologie que dans leur format.
L’automatisation de leur intégration et de leur analyse grâce à un outil capable de comprendre, interpréter et réconcilier ces données s’avère particulièrement judicieuse dans un cadre comptable rationalisé. Elle limite considérablement le risque d’erreur humaine et permet à l’entreprise d’accélérer les opérations de rapprochement, améliorant par là-même la justesse des bilans comptables d’exercices périodiques.
A noter qu’aucun ERP, même parmi les plus grandes références mondiales, n’est en mesure de garantir le taux de 90 % d’automatisation du lettrage que revendiquent les plateformes dédiées aux métiers de la finance.
LA GESTION DU POSTE CLIENT
Le recouvrement de créance, idéalement, on souhaiterait ne jamais devoir y recourir. Mais dans la réalité, les délais de paiements ne sont évidemment pas toujours respectés par les clients.
Les difficultés inhérentes aux fluctuations des marchés, aux problématiques de la supply chain, aux fonds de roulement des partenaires et de clients subissant parfois de plein fouet l’inflation etc… doivent être prises en compte mais, surtout, intégrées dans des plans de gestion financière stricts.
L’automatisation des processus d’intégration de données, de lettrage et ensuite la mise à disposition de rapports, d’alertes d’impayés permettent au département de credit collection de rendre compte des entrées et sorties de cash en temps réel et d’ainsi anticiper les états.
Cette automatisation de la fonction de gestion de crédit permet, par ailleurs, de considérablement améliorer la relation avec les clients, partenaires et fournisseurs de l’entreprise en effectuant les relances uniquement quand cela est nécessaire. La capacité offerte par les systèmes intelligents et prédictifs à lister les bons payeurs et les mauvais payeurs constitue par ailleurs un avantage non négligeable dans la gestion des contentieux.
« La mise en place d’une solution dédiée spécifiquement à la gestion du poste client a insufflé une nouvelle dynamique au sein de notre service. Chacun de nos collaborateurs dispose d’une vue à 360° sur un ensemble structuré d’informations utiles et fiables dont il a besoin pour agir et réagir en fonction des indicateurs de réduction des risques. Le côté fédérateur de la solution est indéniable, y compris du côté des clients qui reçoivent des réponses adaptées et précises à leurs problématiques en rapport notamment avec les délais de paiement” EURIAL
LA PLANIFICATION DE TRÉSORERIE
Dernier exemple concret de poste bénéficiant indéniablement de l’automatisation intelligente et intégrée des processus comptables : la trésorerie. Très proche du DAF et en contact avec les équipes en amont, le trésorier est lui aussi un maillon essentiel de la gestion financière de son entreprise.
Les données dont il dispose, en temps réel, centralisées bien que provenant de sources hétérogènes (y compris au niveau des filiales), lui permettent aujourd’hui de planifier les budgets en fonction des disponibilités du moment ou de celles introduites dans des scénarios prévisionnels.
Quel que soit le nombre de départements voire de filiales de l’organisation qui l’emploie, le trésorier dispose d’une vue unique et consolidée de l’état des finances de l’entreprise globale.
A lui d’en tirer profit pour donner à la direction financière dont il dépend des informations consolidées sur l’équilibre financier de l’entreprise, sa gestion de la dette, sur les créances des clients, les charges, les marges… À charge pour le DAF et les membres du COMEX d’intégrer cette culture du cash dont le trésorier est désormais le garant dans la direction générale des projets d’entreprise.
“Bénéficier d’une vision globale de notre trésorerie, au niveau du groupe et non pas de chaque société est essentiel pour nous. Tout comme le fait de pouvoir effectuer un prévisionnel de trésorerie à plus ou moins long terme, d’être en mesure de le comparer avec le réel et de le re-projeter dans le cadre global de nos opérations et de nos investissements. » ALTEREA INGÉNIERIE
CONCLUSION
La digitalisation des métiers de l’entreprise ne suscite plus véritablement de débat de nos jours. Il s’agit d’une réalité concrète à laquelle sont confrontés tous les acteurs des secteurs industriels et du tertiaire. Rares sont d’ailleurs les sociétés qui n’ont pas au moins abordé le sujet, la plupart ayant même entamé, lentement mais sûrement, leur transformation.
Parfois contraintes par de nouvelles obligations émergentes, – la dématérialisation des factures par exemple – les entreprises ont aussi intégré le fait que le digital n’était plus un phénomène de mode mais une réalité concrète qui touche à toutes les sphères individuelles et entrepreneuriales.
Le logiciel miracle n’existe pas, c’est un fait. L’ERP a convaincu et continue de convaincre de nombreuses entreprises de sa pertinence et de son efficacité. Mais nous ne le répéterons jamais assez, il n’est pas la solution à tous les problèmes. En matière de gestion financière, les performances des ERP sont encore trop dépendantes d’indicateurs provenant d’autres métiers pas toujours efficacement connectés les uns aux autres. Or, l’impact d’une gestion financière défaillante ou disposant de trop peu de données à forte valeur ajoutée, exploitable par l’ensemble des départements de l’entreprise intégrée dans un processus collaboratif peut s’avérer contre-productif.
L’avantage principal de l’automatisation intelligente est que cette dernière s’appuie sur de la donnée dynamique, récupérée et intégrée automatiquement à des processus de gestion, d’analyse et d’usage agiles et pertinents. Reposant sur des technologies finalement assez simples, des algorithmes développés à partir des meilleures pratiques des métiers, l’automatisation bénéficie à l’ensemble des services de l’entreprise. Et cela, qu’ils soient associés à la relation clients, aux services commerciaux, à l’administration des ventes, à la supply chain, aux ressources humaines ou encore aux services après-ventes.
Sur la partie financière pure, les informations entrantes se muent immédiatement en données exploitables dans le cadre d’une gestion stratégique globale et cohérente. De l’administration comptable à la prévision de trésorerie et, en fin de compte, au reporting et à l’analyse des disponibilités de l’entreprise, l’automatisation et la communication des données entre elles offrent de véritables garanties de succès.
Dernier point, l’automatisation de tâches récurrentes à faible valeur ajoutée, mais néanmoins essentielles et obligatoires a, il est vrai, profondément modifié la nature du travail des collaborateurs. Mais ces derniers sont désormais associés à des tâches de contrôle et d’analyse des données nettement plus valorisantes.
Bref, vous l’aurez compris, la technologie orientée automatisation et appliquée aux processus financiers de l’entreprise génère des données dynamiques, exploitables par tous. Elle présente ainsi l’avantage de faire entrer la gestion financière dans un processus comptable continu plutôt que dans un processus comptable rythmé par des échéances en fin de mois, d’année, de trimestre. Son caractère stratégique, impliquant l’ensemble des départements de l’entreprise, devrait être désormais une évidence.
Reste maintenant à vous pencher sur le choix de l’outil correspondant à la typologie, à la culture, à la réalité quotidienne et aux ambitions de votre entreprise. Il existe des tas de solutions sur le marché mais le bon sens nous invite à vous conseiller de vous focaliser sur les outils les plus simples, les plus faciles à implémenter, à faire adopter et utiliser par vos équipes. Des outils qui, priorité de rentabilité oblige, vous garantissent un retour sur investissement rapide et mesurable.
Ces outils peuvent se présenter sous la forme de plateforme ouverte et connectée, avec des solutions et modules facilement interfaçables avec d’autres solutions dédiées au cœur de vos divers métiers. Choisis en fonction de leur capacité à s’adapter à vos pratiques métiers propres, ils viennent enrichir l’expérience utilisateur, sans complexifier votre SI et peuvent prendre en charge l’automatisation sans peine de la plupart des processus de gestion financière simples. Des écritures comptables au lettrage, en passant par le traitement de la TVA, la communication bancaire, sans oublier la sécurisation des données, leurs contrôles automatiques (alerte en cas de tentative de fraude ou de cyberattaques)…
Le champ des possibles offerts par l’automatisation est quasi infini mais il dépendra malgré tout constamment des pratiques métiers, des réglementations et de leurs évolutions
respectives. Ne prenez cependant pas trop de retard dans l’adaptation de vos systèmes au risque de vous faire distancer par des acteurs qui, sur vos marchés, ont déjà adopté les nouveaux usages digitaux avec un certain succès et sans sacrifier le moins du monde à leurs spécificités de marque.