Automation des services financiers : les enjeux
L’entreprise dite “moderne” fait l’objet de nombreuses projections lorsqu’elle est considérée du point de vue du monde extérieur. On l’imagine hautement technologique, agile, gérée de main de maître par un comité de direction soudé où chacun est en mesure de réclamer les outils dont ont besoin ses équipes pour apporter leur part de valeur ajoutée à l’organisation.
Dans la réalité, la plupart de ces entreprises – PME et ETI en tête – connaissent des disparités de traitement en interne dès lors qu’il s’agit d’investir dans des infrastructures, des services et des solutions digitales susceptibles d’augmenter la performance de certains de leurs départements.
Sans aller jusqu’à dire que la direction financière est le parent pauvre de l’entreprise, le constat que nous sommes bien obligés de faire est que les métiers de la finance sont parmi ceux qui bénéficient trop peu des innovations. Il n’est pas rare en effet de voir encore des comptables trésoriers, contrôleurs de gestion, credit managers voire des DAF eux-mêmes jongler avec des tableurs efficaces, certes, mais dont les limites apparaissent de plus en plus comme des freins à la croissance.
Dans les pages qui suivent, nous allons voir que la fonction finance de l’entreprise – qui n’échappe pas à la transformation subie par l’ensemble des organisations modernes et ambitieuses – peut très facilement, et à faible coût, augmenter sa performance. Nous allons pour cela nous concentrer sur un aspect fondamental induit par les technologies appliquées aux métiers de la finance, à savoir l’automatisation des processus.
L’automatisation, un terme qui, jusqu’il y a peu, faisait peur en raison de son association avec la notion de robotisation, s’est immiscée dans de nombreux processus métiers avec des résultats probants. Au niveau des départements financiers cette automatisation s’est faite plus discrète, quand bien même les outils dédiés à la gestion financière sous toutes ses formes offrent des capacités exceptionnelles.
Des capacités mais aussi des performances que les ERP traditionnels, encore trop souvent considérés comme la panacée dans de nombreux secteurs industriels ou tertiaires, ne sont pas capables d’offrir. D’où l’intérêt de se pencher sur des solutions dédiées, facilement interfaçables avec ces ERP pour des interactions opérationnelles bénéficiant à l’ensemble de l’entreprise et qui, cerise sur le gâteau, ne complexifient en rien le SI.
Nous allons démontrer, au contraire, que ces solutions qui prennent en charge l’automatisation intelligente de nombreux processus financiers – de la gestion comptable pure, à l’analyse des résultats en passant par le pilotage stratégique d’entreprise, l’optimisation et la sécurisation de la communication bancaire etc… – simplifient et rationalisent les opérations financières de l’organisation. Finalement, elles offrent à l’entreprise un avantage concurrentiel non négligeable.
LES ENJEUX DE L’AUTOMATISATION
Dès que l’on mentionne le terme automatisation, on imagine de suite la prise en charge, par des “robots” ou des “machines”, de tâches traditionnellement associées à des humains. Pire, on pense souvent que cette prise en charge se fait au détriment de l’individu dont la fonction, et par extension l’emploi, se voient menacés.
À l’évidence, l’automatisation des processus a des implications d’envergure sur l’organisation du travail, sa perception et donc le rôle des collaborateurs. Mais sa vocation n’est pas de remplacer l’humain. Au contraire, elle doit permettre, à très court terme, de redéfinir le rôle du collaborateur d’entreprise, en réduisant par exemple à leur plus simple expression les tâches administratives de saisie manuelle, avec leurs risques d’erreurs, d’oublis, de doublons.
Il s’agit là d’un aspect de la technologie dont on parle trop peu souvent, à savoir sa capacité à rendre le quotidien des collaborateurs financiers beaucoup plus confortable et intéressant. Dans cette perspective, l’apport de l’automatisation de processus financiers chronophages bien qu’obligatoires est fondamental sur le moral des équipes dont le métier peut prendre une nouvelle dimension et apporter de la valeur ajoutée profitant à l’ensemble de l’organisation
RENTABILITÉ À TOUS LES ÉTAGES
Cela dit, cette valeur ajoutée ne se mesure évidemment pas qu’à l’humeur des collaborateurs. L’intérêt est qu’elle puisse aussi, et surtout, se vérifier au niveau de la performance globale des équipes et, plus précisément dans le cas qui nous occupe, des équipes de gestion et de planification comptable et financière.
Ces dernières vont ainsi pouvoir profiter des avantages offerts par l’automatisation de certaines de leurs tâches pour améliorer les aspects collaboratifs de leurs métiers respectifs. A partir de données transitant par un système intelligent, elles vont en effet pouvoir échanger des informations en temps réel et interagir de manière dynamique avec l’ensemble des collaborateurs du département financier, aussi bien au niveau opérationnel que stratégique.
Dans une première phase, l’automatisation impacte fortement les opérations comptables de base grâce à l’intégration automatique au sein du système dédié des extraits de comptes, des bons de commandes, des factures fournisseurs, des paiements clients etc… Le lettrage de ces opérations, lui aussi automatisé, génère des données cohérentes et à forte valeur ajoutée qui sont alors prêtes à être intégrées dans un cycle global de traitement et de suivi, encadré et sécurisé de bout-en bout.
Ainsi, dans un second temps, l’automatisation des processus bénéficie au département dédié à la relance des postes clients et de credit collection. Après lettrage, et grâce à une vision précise et à jour des comptes en temps réel, ces collaborateurs peuvent, en effet, effectuer leurs tâches à partir d’informations fiables.
Ce qui améliore par ailleurs la relation avec les clients et partenaires de l’entreprise, les créditeurs, les organismes financiers… Car les échanges avec ces derniers sont coordonnés en fonction de critères contractuels prédéfinis, de délais de paiement notamment, pris en charge par le système automatisé qui alerte lorsque les termes ne sont pas respectés.
Ces informations, toujours disponibles dans leur version la plus à jour, ne font, comme nous le soulignions, que transiter par les systèmes. Ainsi, la donnée financière héritée des services de credit management est désormais prête, dans un troisième temps, pour la consolidation et l’intégration dans des plans stratégiques. À ce stade, c’est le trésorier qui bénéficie d’une vision claire, unique et centralisée – à partir de sources hétérogènes – des disponibilités de l’entreprise qu’il pourra partager avec son DAF.
Au final, après cette série d’échanges de données générant des opérations transparentes, la santé financière de l’organisation est perçue par ses dirigeants dans sa réalité quotidienne avec une précision inégalée. Les données peuvent alors être intégrées dans des processus globaux de l’entreprise et servir, par exemple, de support à des prises de décisions par rapport à de nouveaux investissements décidés par le COMEX.
Il peut s’agir d’investissements relatifs à des processus métiers – via l’interfaçage avec d’autres solutions dédiées (production, supply chain, relation client…). Ou il peut également être question, dans un cadre encore plus large, d’allocation de moyens à des départements, de développements de projets d’innovation, de recrutement de nouveaux collaborateurs, d’opérations de croissance externe etc…
Bref, on le comprend aisément, l’automatisation des processus financiers présente de nouvelles perspectives à l’entreprise en pleine transformation. Des perspectives qui dépassent de loin le cadre du département financier et répondent finalement aux enjeux auxquels sont confrontées les entreprises modernes, agiles et collaboratives. À savoir pouvoir s’appuyer sur de la donnée fiable pour piloter les activités quotidiennes, planifier celles de demain et anticiper un futur ambitieux.
L’ENJEU CYBERSÉCURITÉ
Le nombre d’entreprises s’appuyant sur l’innovation technologique pour la gestion de leurs opérations critiques ne cesse de croître. Si les start-up, quasi par nature, ont inscrit le digital dans leur ADN, ce n’est pas le cas de nombreuses PME et ETI qui doivent faire face à une transformation radicale des modèles de commercialisation de leurs produits et services.
Les systèmes hérités, figés, fermés, ne permettent plus aux acteurs des secteurs industriels et tertiaires de communiquer efficacement avec leur écosystème qui s’étend bien au delà de leurs fameux “4 murs”. Nombre d’entre eux se sont dès lors tournés vers des logiciels SaaS parfois même hébergés dans des infrastructures cloud.
Les logiciels de gestion financière n’ont évidemment pas échappé à cette tendance. Prenant en charge le traitement de données à caractère sensible, ces solutions nécessitent une gestion de la sécurisation des données particulièrement pointue.
Bien que les attaques ciblent les faiblesses des systèmes, leur porte d’entrée est le plus souvent humaine. La gestion des accès, des autorisations et des privilèges des collaborateurs demeure ainsi l’une des préoccupations majeures des entreprises, notamment des DSI.
L’automatisation des processus financiers offre, dans la perspective de la limitation et du contrôle des manipulations humaines, éternel facteur de risque, un cadre particulièrement rassurant aux organisations. Grâce à la création de modèles gérant les autorisations et les exceptions, chaque opération est, en effet, scrutée de manière intelligente et automatique et les comportements suspects, potentiellement frauduleux, sont rapidement mis en évidence.
L’ENJEU RSE
Notre époque est toute vouée à la diminution de l’empreinte carbone des citoyens et des entreprises. De nombreux efforts sont faits dans cette perspective et les obligations légales en matière de dématérialisation des factures notamment – sur laquelle nous reviendrons plus loin – participent à une série d’initiatives efficaces regroupées sous le sigle RSE : Responsabilité Sociétale des Entreprises.
L’automatisation des processus participe elle aussi grandement à réduire la production de papier et les tâches chronophages qui en génèrent d’énormes quantités. En effet, les informations à caractères financiers transitent désormais par des systèmes dédiés. Leurs échanges s’opèrent via de nombreux canaux digitaux sécurisés et aux accès contrôlés qui ne nécessitent plus d’impression papier mais de l’indexation et du stockage.
On ne traite ainsi plus tant avec des documents physiques qu’avec des données qui, intégrées dans un parcours automatisé de traitement, peuvent être transformées pour être ensuite visualisées (sous forme de fichier pdf, txt ou autres) ou simplement intégrées dans des processus métiers successifs.
Outre les avantages liés à la rapidité des échanges, cette automatisation des processus financiers permet une traçabilité des transactions et des documents ainsi qu’un reporting d’indicateurs RSE qui sont désormais obligatoires. Chaque département de l’entreprise doit en effet prouver son implication dans la réduction des empreintes carbones et le DAF et ses équipes ne font pas exception à la règle.
Automatiser la plupart des processus financiers, générer des tableaux de bord, d’analyse, de mise en place de plans et de suivi d’actions permet à l’entreprise, à partir de son département financier, de s’inscrire dans une démarche durable en adéquation avec les attentes sociétales et environnementales.